Contrato formación freelance España

Por qué la formación freelance necesita un contrato propio

El formador freelance trabaja en un entorno contractual con particularidades que no existen en otros servicios: sus materiales son obras protegidas que el cliente puede querer reutilizar indefinidamente sin él, sus sesiones pueden grabarse y distribuirse sin su conocimiento, trabaja con datos personales de personas que ni siquiera son parte del contrato (los alumnos), y a menudo su cliente corporativo necesita documentación específica para acceder a financiación pública.

Un contrato genérico de servicios no cubre ninguna de estas situaciones. El resultado es frecuente: el formador imparte una formación excelente, el cliente reutiliza los materiales durante años, los graba y los distribuye internamente, y el formador no recibe nada por esa explotación adicional porque no estaba en el contrato.

La propiedad de los materiales: lo que más se disputa

Los materiales de formación —presentaciones, guías del alumno, ejercicios, casos prácticos, vídeos explicativos— son obras protegidas por el Real Decreto Legislativo 1/1996 (Ley de Propiedad Intelectual) desde el momento de su creación. El formador freelance es su autor y titular de todos los derechos, salvo que los ceda expresamente.

El contrato debe distinguir tres niveles de cesión con precios muy diferentes:

Nivel 1 — Solo impartición: el formador imparte la formación y el cliente recibe la experiencia formativa. Los materiales (en formato PDF o presentación cerrada) se usan durante la formación pero no quedan en poder del cliente para reutilizarlos. El formador puede llevar los mismos materiales a otras formaciones con otros clientes.

Nivel 2 — Materiales para uso interno: el cliente recibe los materiales en un formato que puede compartir internamente con los asistentes, para su referencia personal. El cliente no puede reutilizar los materiales en nuevas formaciones sin el formador, ni distribuirlos externamente.

Nivel 3 — Cesión amplia o exclusiva: el cliente adquiere el derecho a reutilizar los materiales en futuras formaciones, adaptarlos, traducirlos o distribuirlos dentro de su organización. Esta cesión justifica un precio significativamente mayor y debe especificar el número de usos, las personas autorizadas y si la cesión es exclusiva.

La cláusula debe también abordar las adaptaciones: si el cliente quiere que los materiales incluyan su branding corporativo, sus logos o sus casos prácticos específicos, esas adaptaciones son un servicio adicional con un precio adicional, y la propiedad del resultado adaptado debe negociarse.

Los derechos de grabación: la cláusula que más se olvida

Grabar una sesión de formación es técnicamente simple (Zoom, Teams o cualquier plataforma de videoconferencia lo hace con un clic), lo que lleva a muchos clientes a grabarla automáticamente sin preguntarlo. Sin embargo, esa grabación tiene implicaciones legales en dos planos:

Derechos del formador: la actuación del formador durante la sesión puede estar protegida como interpretación o ejecución bajo los artículos 105 a 113 de la LPI (derechos de los artistas intérpretes), y en todo caso la presentación utilizada es una obra gráfica que se registra en la grabación. El formador tiene derecho a que esa grabación no se use sin su consentimiento.

Derechos de los alumnos: si en la sesión aparecen los alumnos (con sus cámaras encendidas, con su voz, con su imagen), la grabación registra datos biométricos y personales de esas personas. Grabar y distribuir esas imágenes sin su consentimiento viola la Ley Orgánica 1/1982 (derecho a la propia imagen) y el RGPD (Reglamento UE 2016/679).

El contrato debe establecer tres escenarios posibles, con precios diferentes:

• Sin grabación: la sesión no se graba. Es la opción que protege por defecto todos los derechos.
• Grabación para uso interno del cliente: la grabación queda en poder del cliente y solo puede verla el personal que asistió. El formador puede cobrar un suplemento por este uso y exigir que los alumnos firmen un consentimiento.
• Grabación para distribución amplia: la grabación se usará en una plataforma de e-learning, en onboarding de nuevos empleados o en formaciones futuras. Esta es la cesión más amplia y justifica el precio más alto. Requiere además consentimiento individualizado de cada alumno que aparezca.

RGPD y datos personales de los alumnos

El formador que recibe del cliente una lista de participantes con nombres, correos electrónicos y datos de asistencia está tratando datos personales de terceros. Bajo el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), eso le convierte en encargado del tratamiento y exige:

• Un contrato de encargo de tratamiento con el cliente (responsable del tratamiento)
• Usar los datos solo para la gestión de la formación contratada
• No compartir los datos con terceros ni usarlos para ningún otro fin
• Eliminar o devolver los datos al finalizar la formación
• Si usa plataformas propias de videoconferencia o LMS, asegurarse de que esas plataformas cumplen el RGPD y tienen sus servidores en el Espacio Económico Europeo o con garantías equivalentes

La AEPD ha sancionado a empresas que compartieron datos de empleados con proveedores externos sin formalizar el contrato de encargo de tratamiento. El formador freelance es ese proveedor externo.

FUNDAE y la documentación que el cliente necesita

El sistema de formación bonificada de FUNDAE (regulado por el Real Decreto 694/2017 de desarrollo de la Ley 30/2015 de Formación Profesional para el Empleo) permite a las empresas bonificarse en las cuotas de la Seguridad Social el coste de la formación de sus trabajadores.

El formador freelance no gestiona directamente la bonificación FUNDAE: eso lo hace el cliente. Pero para que el cliente pueda tramitar la bonificación, necesita documentación que el formador debe proporcionar:

• Programa de la formación con contenidos, objetivos y duración en horas
• Diplomas o certificados de asistencia para cada participante
• Listas de asistencia firmadas
• En algunos casos, material didáctico y evaluación de los alumnos

El contrato debe incluir una cláusula que detalle qué documentación proporciona el formador, en qué formato y en qué plazo tras la finalización. Si el cliente pierde la bonificación FUNDAE por falta de documentación del formador, podría reclamarle el importe. Si la pierde por errores propios de gestión, eso es su responsabilidad.

La política de cancelación: protege tu tiempo

La formación en directo tiene un coste de oportunidad muy alto: el formador bloquea esa fecha en su agenda, puede rechazar otros encargos y prepara materiales específicos. Una cancelación de última hora sin compensación es un daño real.

El contrato debe establecer una política de cancelación escalonada:

• Más de 30 días de antelación: devolución del anticipo, sin penalización
• Entre 15 y 30 días: retención del 50% del anticipo
• Menos de 15 días: retención del 100% del anticipo o del importe acordado
• Cancelación en el día de la formación: pago del 100% del honorario aunque no se imparta

Para formaciones con fechas muy ajustadas o con preparación de materiales personalizados, las penalizaciones pueden ser más altas. El anticipo del 30-50% al confirmar la fecha es el mecanismo más eficaz para evitar cancelaciones tardías.

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Preguntas frecuentes

¿A quién pertenecen los materiales de formación creados para el cliente?

Al formador, por defecto. La LPI los protege como obras originales desde su creación. Para reutilizarlos en otras formaciones, el cliente necesita una cesión expresa por escrito con un precio acordado.

¿Puede el cliente grabar las sesiones de formación?

Solo con autorización expresa del formador. La grabación afecta tanto a los derechos del formador (sobre su actuación y presentación) como a los derechos de imagen de los alumnos. El contrato debe regular si se permite grabar, para qué uso y con qué consentimiento de los participantes.

¿Qué es FUNDAE y cómo afecta al contrato?

FUNDAE gestiona la formación bonificada para trabajadores. El cliente gestiona la bonificación, pero el formador debe proporcionar documentación (programa, certificados, listas de asistencia). El contrato debe especificar qué documenta el formador y en qué plazo.

¿Qué pasa si el cliente cancela en el último momento?

Sin cláusula de cancelación, el formador tiene poco margen para reclamar. Define una política escalonada: cuanto más tarde sea la cancelación, mayor la compensación retenida. Un anticipo del 30-50% al confirmar la fecha es la protección más práctica.

¿El formador necesita cumplir con el RGPD respecto a los alumnos?

Sí. Si recibe datos personales de los alumnos (nombres, correos, asistencia), actúa como encargado del tratamiento bajo el RGPD, lo que exige un contrato de encargo de tratamiento con el cliente y limitaciones en el uso de esos datos.